关于加强赴国（境）外交流学生管理的通知
学校各学院：
近年来，随着对外交流渠道和层次的不断丰富和拓展，我校赴国（境）外交流项目（含国家公派生、交换生、单向派出生、双学位项目学生，寒暑假项目学生等，以下统称交流生）种类和数量日益增多，不但极大丰富了学校人才培养模式的多样性，也为全面提升大学办学层次，拓宽办学渠道，宣传树立学校良好的办学水平和形象，实现大学高水平国际化办学目标提供了有力保障。根据学校人才培养整体要求和学生管理需要，针对目前学院在赴外交流生选拔、派出等方面出现的新情况和新问题，教务处、国际处等职能部门拟进一步加强赴外交流生过程管理，规范交流生派出前、派出期间及返校后的学籍管理等事宜，保障学校交流生工作有序进行。现将有关工作事项通知如下：
学院（系）是学生交流学习日常管理单位。学院应高度重视交流生管理工作，根据学院（系）实际情况明确由专人负责交流生选拔、交流期间学业、交流结束返校等相关管理工作，认真、严肃、及时、有效地处理与交流生相关的各类问题。遇到新情况、新问题应及时与学院、学校相关部门沟通、协调，妥善处理，确保交流生安全圆满地完成各项学习任务。
选拔交流生时，学院应严格审查报名学生是否符合交流选拔条件，确保所有材料的真实性（包括但不限于不及格课程、平均分、平均学分绩点、年级专业排名、外语成绩、获奖项层级、获奖次数、双学位是否在读等)。学院对报名学生资格和相关提交材料严格把关且负审核责任，教务处、国际处负责接收并根据相关材料进行交流生选拔工作。如发现交流生相关资料有错误或者存在弄虚作假现象，学院应负相关责任，学校除取消相关学生交流生资格外，还将暂停或取消所在学院以后推荐该项目的资格。
交流项目名额是学校珍贵资源，应充分合理使用。在交流生选拔过程中，学院应提醒学生严肃、慎重对待报名、选拔工作。学生一旦获得派遣资格，不允许随意退选。若有发生，该生将不允许再次参加学校任何交流生项目选拔，学院在此项目的推荐资格将会被取消2个学期或以上。
交流生选拔结果公布后，学院应提醒交流生严肃、慎重对待自己在校课程学习。如果当前学期的学业成绩出现零分或者不及格等情况，已获得的交流生资格将被取消，学院该项目推荐资格也会被取消1学期或以上。
学院应在每学期开学四周内审查本学期赴外学习交流生数据，按照教务处相关要求汇总后提交至教务处进行相关课程数据处理。教务处处理完毕后将返回相关数据，各学院应及时核对处理结果。如不准时提交或者不复核相关数据，出现交流生相关课程成绩无法登录或为零分等情况，将不予以处理。
交流生项目原则上不允许延期、转项目、转学校或转往第三国。学院如收到学生上述申请，应提醒学生学校相关规定，如学生有不得已或者其他相关理由需要延期、转项目、转学校或转往第三国，学院应督促学生及时提交并审核相关申请及佐证材料（必须在此次交换学习完成之前），签署学院意见后提交国际处和教务处审批。如未获得进一步审核结果或者相关申请未获得审批通过，学院必须督促学生严格按照相关规定在交流学习结束后如期返校，如学生不按照要求按时返校，学院应根据学生学籍管理规定进行严格处理。
每学期开学两周内，学院需核查本学期应完成交流学习的学生是否如期返校。一旦发现有交流生未经学校批准，擅自随意延期，不按时返校，学校将按照学生学籍管理规定进行严格处理。学生将不再允许参加任何交流生项目，其延期或者转项目申请将不予以接收。学院该项目交流生推荐资格也将同时被取消。
学院应根据《广东外语外贸大学国际交换生管理规定》（广外校【2011】27号）精神，针对本院现有交流生项目做好学分互认方案细则，清晰明确指导本学院学生课程学分互认，有效指引学生完成交换学习修读计划制定、课程互认和学分互换等工作。如遇到新情况，学院应及时修改或调整学分互认方案。
学院应在学生纸质成绩单到校后一个月内及时完成学分互认相关工作（包括成绩录入）。如不准时提交，学分互认成绩录入工作将不予以处理。
学院应重视和加强本学院交流生管理工作。如相关问题重复出现且得不到改善和解决，学院所有交流生项目将被暂时冻结，待整顿考核通过后才予以恢复。
特此通知！
教务处、国际交流与合作处
二〇一四年十二月二十四日
